在一個設計公司規模日漸縮小、人才流動頻繁的產業環境中，如何透過智慧管理突破困境？2025年8月14日，邱浩修邀請有序生活製作所創辦人陳敬儒以「Notion AI 設計管理講座」為題，分享他如何從創業初期的「缺工危機」中看見契機，並透過導入 Notion AI 建立一套高效率、高透明度的團隊管理系統，成功將小團隊的產出提升至大公司的水準。　

 

　　陳敬儒是2013–2014年歐洲能源屋台灣隊的都市計畫組長（新竹／巴黎）、2014–2015年米蘭世博台灣館共同發起人兼專案管理（台北／米蘭），資歷與能力備受肯定。　

 

 

從危機中看見轉機：將挑戰轉化為任務

 

　　陳敬儒指出，台灣設計產業正經歷前所未有的挑戰：出生率下降導致未來人才缺口嚴峻，而設計公司數量激增卻伴隨著平均營收下滑 。　此外，設計師養成週期長達五到十年，一旦資深員工離職，公司戰力便會瞬間崩塌 。　面對這些難題，他意識到「找人、教人、留人」是產業最核心的課題 。　

 

　　在創業初期，陳敬儒的十人團隊幾乎都是剛畢業的新鮮人，經驗值加總不到三十年，其中一半來自他自己 。　這讓他反思：「如何把我的經驗，最快速度複製給年輕設計師，並且不讓案子出錯？」。　這也成為他建立管理系統的初衷 。　

 

　　陳敬儒強調，並非每個問題都值得解決 。　他提醒團隊，在面對現象時，應依序思考三個問題：「這真的是問題嗎？」「值得解決嗎？」「我能解決嗎？」只有同時滿足這三個條件，才能被定義為「任務」 。　例如，「公司越開越多」是無法改變的現象，但「如何降低新人的學習曲線」則是可以被拆解並優化的任務 。

 

 

Notion：打造團隊的「共同大腦」

 

　　為了解決人才培養與知識傳承的難題，有序生活製作所將所有流程整合至 Notion 。　陳敬儒將 Notion 形容為團隊的「共同大腦」，透過這套系統，無形的經驗得以被沉澱與累積 。　

 

　　Notion 在團隊中扮演了多重角色，包括：

• 專案透明化：每個案子都有詳細的「說明書」，有效避免資訊落差 。　
• 知識沉澱：將工班評比、材料表現等經驗記錄下來，轉化為公司資產 。　
• 財務清晰：完整追蹤收入與支出，讓現金流一目了然 。　
• 業主同步：建立專屬網頁，讓業主能即時查看專案進度與付款節點，大幅提升信任度 。　

 

　　不僅如此，他甚至將「拜拜流程、衛生紙品牌、工程筆型號」等公司瑣事都詳細記錄在系統中 。　陳敬儒認為，這些看似微不足道的細節才是公司的 DNA 與文化 ，透過記錄，即使十年後公司仍能保有創業時的精神 。　

 

 

AI 賦能：讓數位同事協作更精準

 

　　隨著 Notion AI 的加入，團隊的管理效率更上一層樓 。　陳敬儒將 AI 比喻為「數位同事」，它能夠：

• 查詢誰在處理什麼任務。　
• 檢查假期是否與會議衝突。　
• 預測工班是否接案過量。　
• 甚至讀取財務頁面，提醒現金流是否異常。　

 

　　AI 不僅能彌補資淺成員的經驗不足，也讓管理者能更安心地掌握專案動態，避免突發狀況 。　陳敬儒總結道，傳統的金字塔組織依賴「人數」來推動龐大專案，但在缺工時代，小團隊必須轉向「人力模型」，以任務分解和靈活分工來達成目標 。　這正是他推行 Notion 管理的核心精神：透過智慧工具，讓小團隊也能實現大公司的輸出水準 。　

 

 

結語：聰明管理，專注設計

 

　　陳敬儒認為，Notion AI 不只是一個管理工具，更是：減少溝通誤差的橋梁 、累積無形資產的容器 、提升團隊信任與效率的引擎 。　他堅信，「我只是想好好做設計，但在這個時代，要做好設計，就需要更聰明的管理方式。　」這場講座不僅分享了實用工具，更傳達了在變動時代下，設計產業如何透過智慧管理實現永續發展的願景。　

 

　　陳敬儒並做「後記」，實為講座的註腳。　

 

　　SOP 所期待的步驟清晰、方法明確，往往被誤會為組織行為僵化的原因，這往往是對 SOP 最大的誤會。　

　　SOP 的核心精神：變

　　SOP 永遠是暫時的方法

　　SOP 必須是可檢討的基礎

　　SOP 可以是彈性創意的外貌

 

 

攝影：Don Chen

 

 

 

 

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