一直以來我在本網站強調數次學校 (或任何一個企業) 數位轉型的重要^註一，從上世紀80年代以來PC+Internet帶來的資通訊革命已把人類全面推向數位化； 就算AI也是這數位化革命浪潮的一部份。

 

　　由於題目討論範圍較廣，得分三段介紹。　第一段，數位轉型 (一)，專門介紹數位化； 第二段則深入討論數位轉型； 第三段則以AI與創新為題，探討AI (除降本升效外) 如何得以創新。　

 

　　以下就是我與ChatGPT的對話； 第一部，提出的三個問題：

 

① 什麼是數位化？

② 如何將傳統紙本作業的企業數位化？

③ 數位化是企業邁向轉型的第一步嗎？

 

① 問：什麼是數位化？

 

答：數位化 (Digitization) 是將傳統的實體資料或流程轉換為電腦可讀的數位形式的過程。　它是數位發展的第一步，目的是讓資訊能夠被儲存、搜尋、分享與處理。　這種轉換通常發生在資料層面，例如把紙本文件掃描成 PDF、把手寫表單改為線上填寫、將紙本發票轉為電子發票，或是將實體照片數位掃描儲存在電腦中。　　

 

數位化強調的是「形式的轉換」，也就是把原本無法在電腦上運作的資訊，轉變為可以進行電子處理的狀態。　它的目的通常是為了提升效率、節省空間與時間，方便管理和查詢。　但它不會改變流程背後的邏輯，也不會影響整體商業策略或組織文化，因此它的影響範圍較小，屬於技術應用的基礎層級。

 

舉例來說，一家公司將紙本的人事申請表改為Google表單，這就是數位化； 但若這家公司進一步導入人資系統，自動整合申請流程、核准機制與數據分析，那就已經超越了單純的數位化，進入了數位優化甚至數位轉型的階段。

 

總體而言，數位化是通往數位轉型的基礎，它的價值在於為資訊建立數位基礎，為後續的流程重構與創新鋪路。

 

 

② 問：如何將傳統紙本作業的企業數位化？

 

答：將傳統、以紙本為基礎的企業數位化，需要一個有系統的轉換流程，讓企業從手動流程過渡到數位作業，同時將干擾降到最低，並創造最大的價值。　以下是一份逐步指南：

 

1. 評估現況

• 盤點目前所有作業流程 (如開立發票、庫存管理、排程、客戶資料記錄)。　
• 找出操作痛點、低效率的環節，以及人工作業量大的區塊。　
• 確認資料目前的儲存方式 (如檔案櫃、Excel表單)，以及資料的流向與管理方式。

 

2. 定義目標與優先順序

• 釐清數位化的目的：是為了降低成本、提升客戶服務、支持業務成長，還是為了未來導入自動化／AI做準備？
• 優先處理那些重複性高、耗時、容易出錯，或是直接面對客戶的流程。　

 

3. 擬定數位化藍圖

• 先小規模試行：從一兩個影響力大的區域開始，例如數位發票或客戶關係管理 (CRM^註二) 系統。　
• 規劃所需工具、訓練資源與時間表。　
• 建議採用分階段推進，以降低員工抗拒與實施複雜度。　

 

4. 選擇合適的數位工具

選擇符合企業規模與需求、簡單易用、可擴充的工具：

• 文件管理：掃描並儲存紙本文件，如Google Drive、Dropbox、Microsoft SharePoint。　
• 帳務與發票：如QuickBooks、Xero或Zoho Books。　
• 客戶關係管理 (CRM)：如HubSpot、Zoho CRM或 Salesforce。　
• 庫存／營運管理：如Odoo、TradeGecko，或將Excel過渡到資料庫。　
• 任務管理：如Trello、Asana或com。　

 

5. 數位化文件與資料

• 掃描紙本文件，建立統一的數位資料庫。　
• 使用OCR (光學字元辨識) 工具，讓文件可搜尋、可索引。　
• 建立一致的檔名規則與資料夾結構，方便檢索與管理。　

 

6. 培訓員工並推動轉型

• 讓員工及早參與，降低抗拒並建立認同感。　
• 提供實際操作的培訓，幫助他們熟悉新系統。　
• 清楚說明數位化的好處，例如減少行政工作、資訊查找更快速。　

 

7. 系統整合 (視情況而定)

• 確保各系統之間可以互通，例如讓CRM與電子郵件整合，會計系統與金流平台串接等。　
• 這能減少人工輸入、提升整體流程效率。　

 

8. 強化數位基礎安全

• 建立備份機制、資安防護措施與使用者權限控管。　
• 遵守個資法規與資料保護標準 (如GDPR或HIPAA)。

 

9. 持續監測與優化

• 蒐集員工與顧客的回饋。　
• 追蹤效率提升、錯誤率下降與服務品質改善等指標。　
• 根據結果持續優化流程，並視需求導入更進階的工具 (如自動化或數據分析)。　

 

10. 擴大數位化範圍

在初步取得成功後，可以將數位化拓展至其他部門，例如：

• 人資：數位化新人報到流程與薪資系統
• 業務：建立線上訂購系統
• 行銷：導入電子報自動發送、社群媒體數據分析工具

 

結語：數位化不只是技術的導入，更是一場文化轉變。　成功的關鍵，在於讓人參與其中、選對工具，並一步步循序漸進推進，而不是一口氣全部數位化。　從最需要改善的地方開始，創造初步成效，然後逐步擴大，這才是可行且有效的數位轉型之路。　

 

 

③ 問：數位化是企業邁向轉型的第一步嗎？

 

答：是的，營運流程的數位化通常是數位轉型的第一步基礎工程 — 但它並不是唯一的步驟，也不足以單靠它就實現完整的轉型。　

 

為什麼要從營運數位化開始？

營運數位化是指將手動、紙本或類比的流程轉換成數位流程。　這是推動更高層次轉型的基礎，因為它可以：

1. 提升效率、降低成本
   透過自動化日常任務 (如開立發票、庫存追蹤)，可節省時間並減少錯誤。　
2. 創造資料可視性
   當流程數位化後，資料就能被收集、分析並用來做出更有根據的決策。　
3. 提升整合性與擴展性
   數位化後的營運流程更容易與其他系統整合 (如CRM、ERP^註三、分析工具)，也更有利於未來的創新。　
4. 增強敏捷性與應變能力
   即時取得營運數據，有助於更快速地因應顧客需求或供應鏈變化。　

 

但只有數位化 ≠ 數位轉型

雖然數位化是關鍵的起點，但真正的數位轉型還包括更多層面，例如：

• 重新設計顧客體驗 (如行動優先服務、個人化內容)
• 創新商業模式 (如訂閱制、數位平台)
• 文化變革 (如敏捷思維、實驗精神、數位心態)
• 策略性創新 (如應用AI、區塊鏈或物聯網來創造新價值)

 

建議做法：

1. 先從核心營運流程的數位化開始，提升效率並建立數位基礎。
2. 利用這些基礎所帶來的洞察與能力，重新構想顧客旅程與商業模式。
3. 透過人員、流程與技術升級，擴大轉型規模。

 

　　簡而言之，營運數位化是明智的第一步，但它只是更廣泛、更具策略性轉型旅程的起點。

 

 

鄭清和，5-20，2025

 

註一：請參閱 《聚焦(Focus) — 透視英特爾 (Intel)》、《數位 (Digital)》、《競爭 (Competition)》、《牛肉在哪？( Where is the beef？)》、《智慧學習 — 再談東海轉型》。

 

註二：CRM（Customer Relationship Management）客戶關係管理系統，用來管理「客戶資料與互動」的系統。　它可以幫助企業追蹤客戶的聯絡資訊、交易紀錄、溝通紀錄，以及銷售進度。目的在於提升銷售效率、改善客戶服務、建立長期關係。

 

註三：ERP（Enterprise Resource Planning）企業資源規劃系統，是整合企業各部門資源的一套核心系統，涵蓋財務、採購、庫存、人資、生產等。　它的目標是讓企業運作更有效率，資料集中化，流程標準化。

 

 

 

 

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